Personal sənədlər arasında hər hansı bir işəgötürən hər zaman bir işə müraciət edərkən həmişə soruşur . Bu mühüm sənəd bir iş kitabıdır. İşçinin həyat yolunu əks etdirir. İş kitabçasındakı ilk giriş, bir qayda olaraq, ilk iş yerində xidmət müddətinin başında aparılır. Adətən hər hansı bir təhsil müəssisəsinin dayandırılmasından sonra baş verir. Teorik məlumatların yükünü alan gənc mütəxəssislər, bacarıqlarını praktikada tətbiq etmək üçün ölkənin müəssisələrində işə göndərilirlər.
Sənəd başlıq səhifəsindən başlayır. İş kitabçasındakı giriş işçinin şəxsi sənədləri əsasında şirkətin İK mütəxəssisləri tərəfindən aparılır: təhsil müəssisəsinin sonu haqqında pasport, sertifikat və ya diplom. Sonra ilk səhifəsində işə qəbuldan əvvəl alınmış təhsil haqqında giriş edilir. Hər hansı bir iş kitabı dörd hissədən ibarətdir, bunlar doldurulmalıdır. Bunlardan birincisi qeydlərin sıra nömrəsidır. Sonra ikinci hissəni - növbəti qeyd etmək tarixini izləyir. Sonra, üçüncü hissədə giriş özü iş kitabında birbaşa girilir. Bu, təhsil, hərbi xidmət, məşğulluq, işdən çıxarılma və ya köçürmə haqqında məlumat ola bilər. Sonuncu (dördüncü) bölmə müvafiq girişin səbəblərini ehtiva edir. Bu qabiliyyətdə, seriya nömrəsi və buraxılış tarixinin (və ya nəşrinin) məcburi göstəricisi olan diplom, hərbi bilet və ya sifariş verilə bilər. İş kitabında giriş əlbəttə oxunan bir əl yazısı və tercihen düzəlişlər edilməməlidir.
Kadr işçilərinə köməklik göstərmək üçün xüsusi bir təlimat verilmiş, bu sənədin saxlanılması və doldurulması qaydaları öz əksini tapmışdır. Bütün tələbləri ətraflı təsvir edir və hər bir xüsusi hal üçün iş kitabında bir nümunə verilir. İstisnasız bütün qeydlər, müxtəlif növlərin heç bir "azadlıqları" olmadan yuxarıda göstərilən nümunələrə uyğun olaraq edilməlidir. İşçinin iş fəaliyyətində dəyişikliklər barədə hər bir məlumat dəqiq müəyyən edilməli və reallığa tam uyğun olmalıdır. Təsdiq, onun əsasında hazırlanmış sənəddir (sifariş). Sifarişin mətni mütləq qeydlərə uyğun olmalıdır. Sonuncu sütun sənədin tarixini və nömrəsini göstərir. Onlar arxiv məlumatları ilə yoxlanaraq məlumatları təsdiq etmək imkanı verirlər.
Çalışma kitabında yalnız personal hərəkətlərinin qeydləri deyil, həm də işçilərin təşviqi və mükafatları barədə məlumatlar var. Xüsusi səhifələr bunlara həsr olunur. Onlar da təlimatda göstərilən nümunələrə uyğun olaraq doldurulur.
Ən çox işəgötürənlərin iş dəftəri kitabında, işə qəbul və ya işdən çıxarmaq üçün, iki növü qeyd olunur. Qəbul haqqında məlumatlar, ümumiyyətlə, verilən əmrin mahiyyətini qısaca ifadə edir. Vəzifədən uzaqlaşdırma müxtəlif səbəblərdən ola bilər. İş şəraiti nəzərə alınmaqla əməyin mətni Əmək Məcəlləsinin müvafiq maddələri ilə göstərilən şəxsin vəzifəli şəxsidir. Şəxsin öz iradəsini ləğv etməsi halında, iş qaydasında bir qeyd yazılır, bunun səbəbi və qanunvericilik bazası göstərilir. Bu işin səbəbi işçinin öz arzusu və Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 77 maddəsi qanunvericilik bazası kimi istifadə olunur. Bu məqalədə 11 maddə var. Onlar işçinin əvvəllər bağlanmış əmək müqaviləsini ləğv etmək arzusunu ifadə etdiyinə dair məlumatları açıqlayırlar . Sənədə daxil edərkən, şəxsi heyətin vəzifəli əməkdaşı məqalənin müvafiq bəndini tərəflər arasında əmək münasibətlərinin dayandırılması əsasında göstərməlidir.
Bütün girişlərin düzəliş edilmədən iş kitabçasına daxil edilməsi arzu olunmalıdır. Lakin bəzən, kadr xidmətinin işçilərinin diqqətindən kənar qalmamaq sayəsində səhvlər edilə bilər. Bu vəziyyətdə İK mütəxəssisi bu problemi müvafiq şəkildə düzəltməlidir ki, gələcəkdə onlar yeni yerə yerləşdirildikdə və ya işə düşdükdə pensiya verildikdə işçi üçün problem yarada bilməzlər.