Sənədlərin təsnifatı: əsas meyarlar

Çox sayda sənədləri asanlıqla başa düşmək, onların hazırlanması və emalı üçün xüsusi qaydalar, müxtəlif təsnifatlar, eləcə də onlarla işləmək üçün müvafiq formaları və metodları.

Qeyd edək ki, sənədlərin təsnifatı son dərəcə vacibdir, çünki bu, onların xüsusi xüsusiyyətlərini vurğulamağa kömək edir və onları ən rasional olaraq istifadə etməyə imkan verir. Yaranmamış problemlərin ən qədim və sonlarından biri, inkişafı yalnız 1960-cı illərin sonlarında başlamışdır. Fərdi qruplara sənədlərin yayılmasına bir çox yanaşma daha əvvəl fəaliyyət sahəsinə və ya müəyyən bir biliyə görə yalnız xüsusi xüsusiyyətlərə aiddir. Və bu yaxınlarda informasiya və maddi komponentlərə əsaslanan sənədlərin çoxtərəfli təsnifatı idi.

Bütün sənədlər aşağıdakı meyarlara görə bölünə bilər:

1. Kosmosda və vaxtında fəaliyyət göstərdikləri hallar. Nəşrlərin müntəzəmliyi (dövri və qeyri-dövri), görünüşün vaxtı (orijinal, əsli, surəti, dublikatı), verildiyi yerin (regional, milli və ya xarici) nəzərə alınması;

2. İnformasiya komponenti.

• Məlumatın ümumiləşdirilməsinin məzmununa və səviyyəsinə diqqət yetirin (ilkin və ikincil sənədlər);

• Sənədlərin təsnifatı ölçüsü (formatı) və səhifələrin sayı (həcmi) ilə bağlı qeydə alınmış məlumatların ölçüsünü ehtiva edir;

• Məlumatın necə qəbul edildiyinə görə ayırma (sənədlər bir şəxs tərəfindən oxunur və ya xüsusi texniki avadanlıq tələb olunur);

• Sənədlərin bu təsnifatı məlumatların qeyd edildiyi simvolik vasitələrin təbiətini də əhatə edir (mətn və qeyri-mətn forması);

• Məlumatların qeydiyyatı metodu ilə əlyazma, çap, mexaniki, maqnetik, foto, optik, lazer, eləcə də elektron sənədlər fərqlənir .

3. Müəyyən meyarlar (məsələn, məlumat daşıyıcı material , eləcə də onun forması və dizaynı) daxil olan maddi komponent.

Qeyd etmək lazımdır ki, fərdi qruplar üçün məzmun və forma sənədlərinin bölüşdürülməsi onunla işi daha səmərəli təşkil etməyə imkan verir.

Qeyd etmək lazımdır ki, bu günə qədər onların məzmununu, yerini və tərtibini, məqsədini və istifadəsini nəzərə alan mühasibat sənədlərinin müvafiq təsnifatı da mövcuddur.

Mühasibat sənədlərinin bu təsnifatı aşağıdakı bölmələrə daxildir:

• Məqsəddən asılı olaraq - inzibati və icra, mühasibat və ya birləşdirilmiş;

• Kompilyasiya qaydasında - əsas və xülasə;

• Daxili və xarici sənədlər;

• Istifadə yolu ilə - birdəfəlik və yığışdırıcı;

• Məzmundan asılı olaraq - pul, məskunlaşma və maddi.

Deyə bilərəm ki, belə bir təsnifat çox meyarlara malikdir və çox genişdir, buna görə də hər bir sənəd eyni zamanda müxtəlif qruplara aiddir, lakin müəyyən xüsusiyyətlər ilə xarakterizə edilə və yalnız müvafiq sahədə istifadə edilə bilər.