Elektron Sənəd İdarəetmə Sistemi (EDMS) ki, belə xüsusiyyətləri və tövsiyələr

Bir neçə il əvvəl qədər haqqında elektron sənəd dövriyyəsi sistemi parlaq gələcəyi kimi sövq edildi. Bu gün onlar geniş özəl və dövlət müəssisələrində istifadə olunur. Amma ən əsası, bu tələb lakin artır. Nə elektron sənəd idarəetmə sistemi və necə işləyir, cari rus sisteminin nümunə hesab edir.

ilkin

daha EDS proqram, siz əsas anlayışlar və vəzifələri hesab etmək lazımdır necə anlamaq üçün. bir sistem və ya digər seçimi müəyyən əsas amillərdir.

təşkilat formal nəzarət fəaliyyət bilər, sənəd ehtiyac yoxdur. biznes proseslərinin Advent ilə sifariş sənədlərin köməyi ilə nəzarət mexanizmi üçün ehtiyac var. Siz vaxtında əməliyyatları ilə məşğul deyilsə, onlar qurmaq və itirilmiş almaq başlayacaq.

Alternativ olaraq, bir kağız daşıyıcı, server xüsusi fayl storage sxemi. Amma bu, uzun çalışır. məlumat saxlama və synchronization üçün artan tələbatın həcminin artırılması ilə.

bir dilemma var: köhnə kağız və ya sed saxlamaq üçün istifadə edilməsi. mühüm elektron sistemi vasitəsilə əldə edilə bilər nədir? təşkilatın effektivliyinin artırılması.

iqtisadi təsiri

xərcləri azaltmaq və ya nəticələr artırmaq: Əməliyyat səmərəliliyi iki yolla artırıla bilər. DMS sənədlər bir dəfə iki qol nail ola bilər. Ki, sistemin tətbiqi az sərf, lakin daha çox qazanmaq üçün təşkilat imkan verir.

Xərclərin azaldılması kağız xərcləri, yerüstü zaman, informasiya mübadiləsi sürətləndirmək, korporativ mədəniyyət dəyişikliklər azaldılması ilə həyata keçirilir.

EDS proqramı təmin edən səmərəliliyini qiymətləndirmək üçün, kağız sənədlər dizayn üzrə işlərin dəyəri hesablamaq lazımdır. Tahmini konsaltinq şirkətləri, belə əməliyyatlar zaman 20% tutur. Rusiya bürokratiyanın sistemi, bu daha çox edir - vaxt 60%. Lakin tətbiqi bu xərcləri azı 10 dəfə azaldacaq.

Office idarə və sənəd idarə

Bu iki şərtlər bağlıdır. Sənədləri - sənədlərlə işləmək üçün qaydalar formal set aiddir bir müddət. Bəzi EDS sistemi ofis qaydaları altında düzəlişlər edilə bilər, lakin artıq sənədləşmə işləri formalaşmış olan əsasında həmin sistemləri var.

sənəd EDS saxlama informasiya vahididir. skanerdən kağız - qabaqcıl digər sistemlər, ərizə, e-poçt, lakin ilk və: Workflow mənbələri müxtəlif yaradılan. Buna görə də, skanerlər və digər avadanlıq Sed ayrılmaz hissəsidir. Sistem mağazalar bütün sənədlər, onların tarixi hərəkəti təşkili nəzərdə onlarla biznes proseslərini keçirir.

Belə bir əsasında qərar sifarişi və EDS sifariş edir. Onların vasitəsilə, və təşkilat rəhbərliyi tərəfindən. "Yardım" ilə təchiz hər hansı bir sənəd. forma Set sahələri sənədin növündən asılıdır. sistem informasiya kart hər sahə üçün bir məlumat bazasında saxlanılır.

funksiyaları və Sed vəzifələri

sənəd idarə proqram bu problemləri həll etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur:

• sənədləri ilə iş sistemləşdirilməsi.
• şablonları, qeydiyyat saxlama sənədlərin yaradılması;
• mühasibat uçotunun avtomatlaşdırılması;
• sənədlərin təsnifatı.

Bizə yaxından SED funksiyası nəzərdən keçirək. sənəd management software üçün istifadə olunur:

• kartları yaratmaq.
• sənədin mətni formalaşdırılması;
• pdf və ya MS Word formatında məlumatların saxlanılması;
• Control istifadəçi hüquqları;
• marşrutlarının yaradılması;
• nəqliyyatına nəzarət sənədlər;
• , Hatırlatıcıları reports göndərmək;
• giriş, arayış kitab, sınıflandırıcıları;
• təlimat formalaşdırılması;
• Axtarış və sənədlərin imzalanması;
• yaradan bildirib.

sistem geniş xüsusiyyətləri bunlardır:

• sənədlərlə uzaq iş;
• məlumatların saxlanılması üçün verilənlər bazası istifadə edin;
• EDS ilə eyni vaxtda iş;
• sertifikatlar vasitəsilə təhlükəsizlik, barkod, və xüsusi.

Üstünlükləri və mənfi cəhətləri

EDS keçid mənfi cəhətləri daha çox üstünlükləri var. Lakin, düzgün təşkil layihə avtomatlaşdırılması bütün üstünlüklərini məhv edə bilər. EDMS həyata keçirilməsi məqsədləri əldə olmalıdır. Üstünlükləri bunlardır:

• məlumat mərkəzləşdirilmiş strukturlaşdırılmış saxlama;
• sənədlərin yaradılması və emalı eyni yanaşma;
• şablonları istifadə edərək;
• axtarış;
• audit çıxış.

əlverişsiz yüksək ilkin xərcləri və istifadəçi təlim vasvası işdir.

sənəd user proseslər

EDMS elektron sənəd sənədlər müəyyən xassələri təyin olan zamanı, mərhələləri bir sıra keçir. Qenerasiya həm əl və avtomatik olaraq həyata keçirilir. İkinci halda setdə:

• mərhələləri arasında keçid şərtləri;
• Marşrutun ayrılması;
• emal dövründən;
• sub, timers, emal prosedurları run;
• müəyyən istifadəçi rolu.

müalicə növləri:

• sənəd yaradın.
• Redaktə.
• Adlandırma.
• Hərəkət.
• Saving.
• Indexing.
• Silinməsi.

xərcləri EDS

Tam iş bütün istifadəçilər bir lisenziya server, tam özelleştirme və təlim olmadan fəaliyyət göstərə bilməz. Bu elementlərin hər biri böyük bir pul xərc tələb edir. Bundan əlavə, biz digər sistemlər, yenilənməsi verilənlər bazası və proqram təminatı, texniki dəstək və xərcləri dəstək digər konsaltinq xidmətləri EDS inteqrasiyası haqqında unutmaq lazım deyil.

Amma həyata keçirilməsi

Layihənin həyata keçirilməsi bir neçə ay çəkə bilər. proses sənədli proseslərin məbləği və maliyyə institusional və resurs imkanları asılıdır. İcra belə alqoritm həyata keçirilir:

• işçi qrupunun rəhbəri müəyyən yaradılması;
• məqsəd və vəzifələri müəyyən edilməsi;
• Mövcud sənədlərin proseslərin yoxlama;
• texniki inkişaf etdirilməsi;
• EDS seçimi;
• EDS həyata keçirilməsi üzrə sazişin bağlanması;
• inkişaf və iş reqlamentinin təsdiq edilməsi;
• rehberler ilkin doldurulması yoxlamaq;
• ilkin test EDS;
• kadr hazırlığı;
• EDS test həyata keçirilməsi;
• test əməliyyat nəticələrinin təhlili;
• səhv korreksiyası;
• Amma tam həyata keçirilməsi.

səhv giriş

Xüsusi diqqət bir kağız sənəd iştirakı tələb edən proseslərə ödənilməlidir. əsas səhv - elektron kağız sənəd təkrarlanması edir. Bu iş çətinləşdirir və avtomatlaşdırılması mənfi münasibət səbəb olur. heç kim ödəyir ikili iş həyata keçirilməsi üçün. Biz təkrarlanması olmadan avtomatlaşdırılmış proseslərin qurmaq lazımdır. İkinci səhv - kadrların unpreparedness. Ən tez-tez yeni proseslər düşmənçilik ilə qəbul edilir. Ona görə də biz lakin təqdim niyə işçilərin izah etməlidir ki, onlar qəsdən təlim prosesi getdi.

sənəd storage texnologiya

EDS elektron sənəd axtarış based olan atributları, hesabatlar tikinti təsnifatı və qruplaşdırılması daxildir. Bəzən bir sənəd bəzən bir şablon yaradılmışdır - bazası məlumat köçürərək. Features cədvəllərdə saxlanılır. fayl özü, saxlama qovluğunda bu məlumat yerləşdirilib - bazası kataloq. məlumatlara Access yalnız istifadəçilər EDMS sistemi əldə edilir.

bir stream scanning nədir?

fayl skanerlər istifadə edərək həyata nümunələrin yerləşdirilməsi təqib emal sənədlər, axır. tarama prosesi zamanı avtomatik sənəd və məlumat bazasında qeydiyyatı üzrə barkod yarada bilər və sonra bir marşrut yönəldir.

OCR

Bu elektron sənəd idarəetmə sistemi DMS jpeg photos və ya mətn formatında formatında sənədin elektron şəkil çevirir. Bu həm bir bağımsız bir proqram və ya inteqrasiya ESCOM.BPM xüsusi proqram istifadə edir. ESCOM.BPM nədir? Müxtəlif şriftlər ilə çap Bu tanıma proqram sənədlər. O, müstəqil applications daha çox xüsusiyyətləri var və hətta əlyazma mətn tanımaq ki, qeyd etmək lazımdır.

barkod

Bu texnologiya sənəd yaradılması və qrafik bar kodu tətbiqi üçün prosedurlar bir sıra təmin edir. A unikal barkod sistemi server vasitəsilə yaradılan. O, sənədin, bölüşdürülməsi və saxlama sites əsasında sürətli axtarış identifikasiyası üçün təmin edir. qeydiyyatdan zaman bir sənəd elektron kartları identifikatoru müvafiq barkod etiket çap olunur. O, sənədin kağız versiyası üçün yapıştırılmış olunur.

EDS

Digital imza sənəd və məlumat dəyişməzliyi düzgünlüyünü yoxlamaq üçün imkan verir. sertifikat - imzalanması kriptoqrafik proqram və düymələri istifadə edilir. sonuncu lisenziya məsələsi mərkəzində regenerasiya xüsusi formatında bir fayl. informasiya təhlükəsizliyi smart kart və ya əsas I-Token sertifikatı saxlanılır olmalıdır təmin etmək. Onlar PIN-kodu ilə qorunur. PIN yanlış neçə dəfə daxil, onda sertifikat avtomatik bağlanacaq.

Tam mətn və atribut axtarış

Atribut axtarış kartları sahəsində bir neçə dəyərlər xüsusi formu istifadə edilir. Məsələn, "Qarşı tərəf" meyar sahəsində "Alıcı" və ya "Sender" da axtarış məlumat verir. sistem kartları data daxil meyarlar müqayisə və təsadüf olmuşdur o kartları nəticə saklar. Axtarış nəzərə dəqiq və ya qismən oyunları alaraq həyata keçirilir.

Tam mətn axtarış MS SQL Server, Oracle kimi verilənlər bazası daxili alətlər vasitəsilə söz formaları, o cümlədən sənəddə məlumatlara görə həyata keçirilir. tam axtarış faylları sənəd format (doc) verilənlər bazası daxil edilməlidir, cədvəllər (xls), təqdimatlar edib.