Müəssisədə sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması. Document Management və Document Management proqramı

Workflow avtomatlaşdırılması demək olar ki, bütün müasir biznes müraciət ölçüsüdür. Hətta kiçik şirkətlər məktublar, büdcələrə, faktura, müqavilələr və tələbləri bütün növ daxil olmaqla, müxtəlif sənədlər, kütləvi ilə işləyir. Demək olar ki, hər bir müasir təşkilat tamlığı və məlumatların qorunması, tapmaq və müxtəlif məlumat saxlanılması rahatlığı hesabına təmin olunur bir iş, bu tədbir istifadə və onun təsdiq üçün tələb olunan vaxt optimallaşdırılması məhdudlaşdırmaq üçün çalışır, bu səbəbdən üçün.

Niyə bunu?

Faktiki olaraq hər hansı bir şirkət əməkdaşları doğru informasiya tapmaq üçün çalışırıq çox vaxt sərf və statistika fəsahətli iş zaman yarısı edir ki, deyir. bu da yenidən əvəzinə yeniden lazımdır ki, baş kimi "haradasa" mövcud heç bir sənəd yenidən istifadə edin. Bu standart müqavilənin orijinal mətn kompüter vəkil olan bir vəziyyət olduğunu və jurnal uçot sistemində icra müqavilələrin icrasını müşayiət qiymətli kağızlar üzrə entries, hesablar və aktlar kağız formasında maliyyə şöbəsinin əks olunur, və qiyabi müqavilənin həyata keçirilməsi iş elektron poçt qutuları əməkdaşları var. Bu məlumat "dispersiya" faktiki iş avtomatlaşdırma var belə hallarda olduğu, təhlükəsizlik, bütövlüyü və ardıcıllıq üçün son dərəcə zərərlidir.

ixtisaslaşdırılmış informasiya sistemlərinin tətbiqi vasitəsilə problemlərin üstünlük əksəriyyəti həll. Məsələn, büdcə sisteminin bəzi formalaşdırılması və sənədlərin müxtəlif versiyaları saxlanılması ardından qarşılıqlı büdcə sistemi yaratmaq imkanı, habelə onların statusu göstəricisi təmin edir. Belə ki, problem qismən belə sistemlərin istifadə büdcə sənədi həll edilir.

Amma hallarda böyük əksəriyyəti mövcud büdcə çərçivəsində, eləcə də mühasibat uçotu və ERP sistemi yaradılmış və bir masa şəklində saxlanıla bilər data növ yəni strukturlaşdırılmış informasiya ilə işləmək ki, unutmayın. Qalan e-poçt, mətn sənədləri, danışıqların müxtəlif hesabatlar və görüşlər, şəkillər, və s. daxildir ən Mütəxəssislərə görə, hər hansı bir müasir iş strukturlaşdırılmış məlumatların məlumatların ümumi məbləği yalnız 20% təmin edir Çox tez-tez, işlərə struktursuz informasiya aparılması olmadan sadəcə strukturlaşdırılmış artıq mövcud olan bir normal qiymətləndirmə kontektsta etmək mümkün deyil. Storage, toplanması və belə məlumatların sonrakı emal belə iş kimi tədbirlər və content idarəetmə sistemləri informasiya şirkətinin istifadə təmin edilir.

Bu nədir?

elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin köməyi ilə təqdim edilən sənədlər əsasında bir təşkilatın işçiləri arasında hər hansı bir qarşılıqlı təşkilatları təmin edir. Yenə 1C sənəd sənədlərin yaradılması, təşkili onları hərəkət imkanı təmin edir və onlardan istifadə təsvir sənədlərin və proseslərin icrasına nəzarəti saxlayır. Belə ki, elektron sənəd onun iş tərcümə həqiqətən yeni bir səviyyədə, üstünlükləri şirkət çox təmin edir.

Bu elektron sistemdə hər bir sənəd benzersiz onu xarakterizə detalları bütün set ilə xarakterizə olunur (tez-tez kartları belə dəstləri adlandırılacaq). kart sənədin növü, formalaşması və dəyişiklik, müəllif, həmçinin storage və daha çox tarixi, o cümlədən informasiya bir sıra ola bilər. gələcək sənəd idarəetmə sistemi kart müəyyən edilmişdir ətraflı olaraq saxlanması və tələb olunan sənədlərin axtarış təmin edəcək.

imkanlar

Elektron sənəd idarə üstünlükləri bir çox deyil, yalnız ilə təşkilatlar təmin edir, həm də də əhəmiyyətli bir çox yeni imkanlar açır.

mərkəzləşdirilmiş nəzarət

Asılı olmayaraq bu və ya müəssisə sənəd idarəetmə sistemi nə qədər böyük bir onu dövriyyə sənədlərinin şəklində sürətli dəyişiklik imkan verir. Məsələn, müxtəlif məsuliyyət mərkəzləri xərcləri hər hansı ərizə forması yalnız artıq sistemində saxlanılır kifayət qədər şablon ki, iddia, müəyyən düzəlişlər etmək üçün dəyişdirmək üçün. Ərizə dolu və sistemi vasitəsilə göndərilir ildən sonra ərizə doldurmaq əməkdaşları, sənədlərin köhnəlmiş formaları istifadə edə bilməyəcək.

sənədlər yaşamdöngüsü dəstəklənməsi

imtina və hər hansı bir müəssisədə emal ki, hər sənəd mütləq müəyyən bir neçə mərhələdən keçir. korporativ büdcəsinə gəldikdə Məsələn, bu etmək, sonra təsdiq və müəyyən vaxtlarda icra etmək ilk lazımdır. Bundan sonra müxtəlif faktiki və planlı hərtərəfli təhlili büdcə mövzu performans və arxiv göndərildi. 1C sənəd nəzərə şirkətin biznes korporativ mühitdə əsas tələblərinə, eləcə də müxtəlif hüquqi qaydaları və standartlara alaraq, sənədlərin ömrü üzərində sıx nəzarəti təmin edir.

müştərək iş

Elektron sənəd idarəetmə sistemi sənədlər kollektiv iş yalnız bir təşkilat daha çox təmin edir və iştirak müxtəlif ofis və ya hətta müxtəlif şəhərlərində var mütəxəssislər olacaq.

sistem birbaşa əlavə və dəyişiklik, onlar ki, məlumat annotasiya yazmaq olar o çatdırmaq lazımdır əsas məlumat, təsir olmadan, onlara bəzi şərhlər və qeydlər əlavə, həmin sənəd versiyasını kifayət qədər çox sayda saklar.

məxfilik

belə sistemlərin Əksinə əhəmiyyətli xüsusiyyəti eyni sənəd 1C şifreleme izlədi xüsusi rəqəmsal imza vasitəsilə abunə bilər. Bu hər hansı bir məlumat həqiqiliyini təsdiq, həm də benzersiz müəllifi ilə müəyyən, eləcə də zəruri hallarda müxtəlif məlumatların saxlanılması üçün ən effektiv təhlükəsizlik nail olmaq üçün deyil, yalnız mümkün edir.

marşrutlaşdırma

elektron sənəd idarəetmə sistemi mövcud deyil, onda bu halda müəyyən qiymətli kağızların yaradılması iştirak işçi, mütləq bu qiymətli kağızlar köçürmək üçün ən yaxşı olan anlamalıdır. Müəssisədə elektron sənəd idarə avtomatik data doğru insan köçürmək üçün.

Özü, marşrutlaşdırma pulsuz və sərt deyil. sərt ən dəqiq tənzimlənməsini təmin edir pulsuz, müvafiq olaraq tamamilə hər hansı bir alıcı istiqamətində sənəd imkan verir, lakin siz baxılması üçün layihə sənəd göndərmək lazımdır, əgər xüsusi hallarda yol hərəkəti qaydalarının sistemi sənədlərin əvvəlcədən quraşdırılmış hərəkət (məsələn, bir az fasilə ola bilər bəzi kənar ekspertlərin).

kontrol

sənədlərin idarə baxımından şirkətin əməkdaşlarının müxtəlif səlahiyyətləri ayırmaq üçün necə bir neçə seçim var. Belə ki, inkişaf etmiş bir iş data faylları redaktə etmək və ya hətta yalnız görünüşü imkan və ya annotasiya yazmaq imkanı məhdudlaşdırmaq artıq bir şəxs tam nəzarət vermək üçün imkan verir. Bu çox müxtəlif data ilə iş asanlaşdırır və vacibdir - bu, çox daha təhlükəsiz olur.

inteqrasiya

maliyyə, sənaye, analitik, və s. - xüsusi bir şirkət tərtib maksimum data bütövlüyünü təmin etmək üçün, müəssisə elektron sənəd dövriyyəsi başqaları ilə yüklü sisteminin inteqrasiyası təmin belə inteqrasiya vasitəsilə tez-tez çox arasında əlaqə bir növ kimi kifayət qədər edilən istifadə müasir iş sistemi software növləri.

bütün sistemlərin sənədlər, məntiqi kontekstində adlanan bu informasiya ilə bağlıdır. Bu kağız məzmunu və ya e-poçt, faks, ödəniş sənədləri, fəaliyyəti, video və ya audio yazıları qeydlər və digər informasiya hətta bir çox əlavə edə bilərsiniz. sənədin kontekstində üstünlükləri və idarə ehtiyaclarından asılı olaraq, əl və ya tam prosesinin avtomatlaşdırılması əlavə edə bilərsiniz.

Məsələn, formalaşması və büdcə sonrakı dəyişikliklər prosesində iş avtomatlaşdırılması, müasir sistem digər kontekstual məlumatlar bir sıra istifadə edilə bilər:

• də xarici mənbələrdən əldə edilmişdir ki, bu nəinki öz lakin, o cümlədən bazar tədqiqat hər cür;
• həmkarları (alıcıların və ya satıcılar) ilə müxtəlif müqavilələr;
• Xüsusi hüquqi və arayış sənədlər;
• özlüyündə heç bir məhdudiyyət və ya fərziyyələr əks etdirir əlavə sənədlər (nümunə kimi, inflyasiya, valyuta məzənnələri və digər məlumatlar dərəcəsi);
• görüşlər, protokolları hər hansı bir versiyası müzakirə təşkil edilən büdcə və proses (tez-tez belə sənədlərin bir büdcə məlumat faylları ayrı e-mail vasitəsilə bütün işçiləri arasında göndərilən və saxlanılır) bütün işçilər üçün yapılan yorumlar növ və iştirakçıların müşahidələr daxildir.

zəruri hallarda müasir iş texnologiya ona hər hansı uzun axtarışlar olmadan bunu etmək üçün imkan verir kimi hər hansı bir zamanda, bir büdcə ilə işləyir istifadəçi, yuxarıda sənədlərin hər hansı bir bilərsiniz.

Nə sistemləri bizimlə istifadə olunur?

Rusiya şirkətləri bilər ki, ən məşhur proqram təminatı biridir Microsoft Exchange Server Microsoft Outlook kommunal birləşməsi adlandırmaq olar. Exchange Server tez-tez tam hüquqlu e-mail server kimi istifadə etmək üçün qəbul edilir, halbuki ilk proqram, prinsipcə, demək olar ki, hər bir kompüter müəyyən. artıq bir müddət əvvəl keçirilən elektron sənəd təqdimatı edildi şirkətləri, bu cür proqramların yalnız hətta bu proqram demək olar ki, bütün təşkilatlar üçün kifayət qədər funksional avtomatlaşdırma iş kimi istifadə edilə bilər ki, bəzi mərkəzləşdirilmiş parametrləri sonra, e-poçt üçün bir platforma kimi istifadə olunur ki, baxmayaraq .

Hal-hazırda Rusiya bazarında bir sənəd idarə avtomatlaşdırılması, və oxşar proqram yalnız Qərb təklif edən vasitəsilə, həm də daxili developers tərəfindən müxtəlif sistemləri onlarla ilə doldurulur. Hətta Microsoft, yuxarıda proqramları ilə yanaşı, belə Content Management Server və ya SharePoint Portal Server hətta kommunal edir.

bütün mövcud sistemləri arasında ən güclü Documentum hesab olunur, lakin əsasən böyük şirkətlər bu avtomatlaşdırma prosesi istifadə edin. tam sistem əsasında qurmaq kimi avtomatlaşdırılmış proqram Lotus Notes paketi hesabına bəzi şirkətlərin Workflow, lakin "proqramçılar üçün dizayner" bir cür zəng çox, olduqca çətindir.

Rusiya və Qərb sistemləri arasında fərq nədir?

biz yerli və xarici kommunal arasında əsas fərqlər haqqında danışmaq, onlar imkanları scaling mövcuddur. Qərb developers sistemi faktiki olaraq bütün əməliyyat sistemləri fəaliyyət göstərə bilər, misal üçün, bu tez-tez Windows ki, əsasən onların heç biri üçün yalnız inkişaf etmiş daxili və əlbəttə idi. Western sistemi hər hansı bir DBMS istifadə üçün yapılandırılmış. Belə Rusiya sistemləri məhdudiyyətlər ciddi cross-platform, inteqrasiya həlləri bina imkanı mane ola bilər.

funksionallığı gəldikdə, əsas fərq West dokumentoproizvodstva avtomatlaşdırılması və iş bir neçə vahid brendi altında verilə bilər proqramları, lakin məqsədləri müxtəlif üçün hədəf həyata ki, var. Məsələn, Documentum, dizayn və mühəndislik sənəd idarə dəstək və s. ERP sistemi ilə tam avtomatlaşdırılması və inteqrasiya üçün istifadə olunur fərdi məhsullar, bir sıra təklif edir Rusiyada inkişaf proqram üstünlük əksəriyyəti müəyyən bir problemin həlli məqsədi.

Həmçinin qeyd etmək lazımdır əsas fərq iş avtomatlaşdırma sistemi nə hər iki tərəfin yaxınlaşmasıyla yatır edir. Western sistemləri daxili proqramların böyük əksəriyyəti yalnız müəyyən funksiyaları avtomatlaşdırılması üçün isə, tam avtomatlaşdırılması və təqib dəstək təşkilat çərçivəsində biznes proseslərinin bir sıra vasitəsilə nəzərdə tutulur.

təxminən qərb sistemlərinin dəyəri normal elektron sənəd təmin etmək üçün tələb həyata keçirilməsi, avadanlıq və proqram təminatı dəyəri sayılması deyil, hər bir iş üçün $ 1,000 $ 400 arasında dəyişir. Tez-tez öz-özünə giriş iş həyata keçirilən müxtəlif promosyonlar avtomatlaşdırılması üçün proqram ən kimi, lisenziyaların təxminən yarısı adi xərcləri xərcləri, lakin daha böyüklükdə bir sifariş bəzi hallarda qiymət. ən çətin biri kimi layihələrin həyata keçirilməsi həmişə maliyyə sənədlərinin avtomatlaşdırılması layihəsi lisenziyaların dəyəri təxminən 2-3 dəfə yüksəkdir başa gəlir.

Daxili proqram oturacaq başına $ 200-600 satılır, və nəzərə əlavə proqramları və müxtəlif avadanlıq dəyəri qəbul ki, əlavə. Sonda, müqayisəli dəyərinin hesablanması qərb sistemləri kimi çox eyni şəkildə həyata keçirilir.

Features

avtomatlaşdırma prioritet istiqamət kimi halların böyük əksəriyyətində məsələn sənədlərin razılaşdırılması ilə bağlı proseslər, ilkin hazırlıq və büdcə həyata keçirilməsi prosesi var. Lakin, bir çox komanda indi Gedən və gələn sənədlərin qeydiyyat prosedurları ilə, ki, ofis avtomatlaşdırma və iş istifadə olunur.

elektron sistemə giriş buna görə də bu layihənin fərqli xüsusiyyətləri dayanmaq lazımdır, hər hansı digər avtomatlaşdırılmış sistemlərin tətbiqi əsaslı fərqli deyil.

müəssisə-sinif saxlama yaradılması

hər halda Giriş sənəd avtomatlaşdırma, bütün sənədləri saxlamaq üçün müəyyən korporativ depo təmin edir. saxlama məntiqi strukturu, inkişaf və təhlükəsizlik siyasəti daha da həyata keçirilməsi, eləcə də sənəd saxlama iyerarxiya maksimum dəqiqliyi tələb edir və layihənin erkən mərhələdə həyata keçiriləcək var.

erkən mərhələdə bir korporativ depo daxil cari storage yerlərdə bütün sənədləri hərəkət edilə bilər belə ki, saxlama funksiyası dizayn əvvəlində istifadə edilə bilər nəzərə vurulmuş edilməlidir. Nəticədə, istifadəçilər master və onun tətbiqi eyni zamanda sistemin əsas funksiyaları hər hansı bir tanış, edə bilərsiniz. sistemləri belə sənədlərin, yeni sənədlər görünüşü və s dəyişikliklər siqnallar kimi xidmət funksiyaları vasitəsilə ola bilər həyata keçirmək üçün işçilərin uyğunlaşma sürətləndirilməsi

Belə ki, iş inkişaf etdirmək və fəaliyyətini təkmilləşdirmək üçün çalışır hər hansı bir müasir şirkət üçün tələb olunur.